사회가치 공유 언론-소셜밸류 - 대학교 외국인 학생 관리 행정 업무, RPA로 자동화

“RPA 기술을 활용하여 외국인 학생 관리 행정 업무들을 쉽고 빠르게”

2020년 국내 대학에 등록된 외국인 유학생은 153,695명으로 2011년(89,537명) 대비 약 2배가량 늘어났다. 이와 함께 각 대학의 학사 관리 등을 위한 행정업무는 입학허가서 등록, 학생 정보 업데이트 등 단순․반복 작업으로 이루어져 있으며, 이는 생산성 저하로 이어질 수 있다. 이러한 단순․반복 업무의 문제점을 해결할 수 있는 자동화 기술이 있다. 소프트웨어를 통해 자동화하는 솔루션으로, 최근 민간분야에서 업무환경 개선과 생산성 향상을 위해 활발하게 도입·적용되고 있는 RPA(Robotic Process Automation·로봇업무자동화)다.

2020년 서울디지털재단(이사장 이원목(직무대행))은 지난 3월 스마트 시민랩 RPA 지원단을 모집하였다. 스마트 시민랩 RPA 지원단은 시민이 주축이 되어 공공부문의 RPA 도입을 지원하기 위한 사업이며, RPA 교육 과정을 이수 후 팀을 구성하여 여러 수요처의 업무 자동화 프로그램 개발 프로젝트를 수행하고 있다.

스마트 시민랩 RPA 지원단에 선발된 ‘함께하는 RPA’팀은 20년 이상 IT 관련 업무 경험을 가진 50세 이상의 베테랑들로써 대표 차주봉 외 5명으로 구성된 팀이며, 고려대학교 국제처와 한국어센터의 외국인 학생 관리 행정 업무에 대해 자동화 프로세스 개발을 진행하고 있다.

함께하는 RPA는 고려대학교 국제처와 한국어센터의 행정 업무 중 외국인 학생을 대상으로 ▲표준입학허가서 등록 ▲수강생 비자신청 현황조회 ▲입학처리 ▲재학생 정보 업데이트 ▲연수종료 변동신고 ▲장학생 선정 안내 메일 발송 ▲여권 정보 스캔 ▲장기결석자 경고 메일 발송 ▲표준입학허가서 생성 및 출력 등 9개의 단순·반복적인 행정업무를 자동화할 수 있는 RPA 프로그램을 개발했다.

기존에 교직원과 근로장학생들이 함께 수기로 자료를 입력하고 이를 확인하는데 많은 시간을 소모하고, 입력 오류가 잦았지만, RPA 프로그램 개발 및 도입을 통해 최소 1/5에서 최대 1/30까지 업무 시간을 단축하였으며, 수기 입력으로 발생하는 오류도 대폭 줄일 수 있었다.

이러한 성과를 보여주기 위해 주 1회 방문을 통하여 업무 협의와 개발을 진행하고 화상회의와 SNS 등 매체를 활용하여 실시간으로 의사소통을 진행하였다. 또한, 각 과제별로 역할을 분담하여 분석, 설계, 개발 등 팀원들의 적극적인 업무 참여와 수요처 담당자의 피드백과 멘토링을 통해 프로그램 오류 개선 및 성능 향상을 통해 RPA 프로그램을 개발하여 제공할 수 있었다. - 함께하는RPA 차주봉 대표(現 비전데이터시스템 대표)는 “서울디지털재단의 ‘스마트시민랩-RPA지원단’ 사업은 RPA라는 신기술에 대해 기초부터 교육 및 멘토링을 제공하였고, 이를 바탕으로 실제 업무에 적용할 수 있는 프로젝트 참여 기회까지 제공해 주었다”면서 “이번 프로젝트를 통해 관련 역량을 키울 수 있었고, 사업화 등 관련된 후속활동을 위해 함께 매진하고 있다”고 전했다.

[소셜밸류= 오도현 기자]

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